FAQ - Buchen einer Dienstreise und Spesenabrechnung

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um den Dienstreise- und Spesenprozess.

Bevor Sie eine Reise buchen, ist es ratsam, wichtige Informationen in Ihrem Reiseprofil zu ergänzen. Dieser Schritt kann entscheidend sein, um reibungslose Buchungen zu gewährleisten und potenzielle Probleme zu vermeiden.

Gehen Sie dazu zu Profileinstellungen

Unter persönliche Angaben ergänzen Sie bitte Ihre Privatadresse sowie Ihre Telefonnummern

Bei internationalen Flugreisen sind nachfolgende markierte Informationen zwingend zu erfassen. Bei bestimmten Ländern auch Visa, DHS und TSA Informationen

Darüber hinaus können eine Vielzahl an weiteren Optionen, wie z.B. Reisepräferenzen etc. im Reiseprofil hinterlegt werden um zukünftige Reisen zu vereinfachen. 

Für das Ausstellen eines A1 Formulars ist es notwendig, den Namen der Krankenkasse in SAP zu hinterlegen. 

  1. Öffnen Sie dazu die Profileinstellungen
  2. Klicken Sie unter Antragseinstellungen auf Antragsinformationen
  3. Geben Sie im Feld Name der Krankenkasse ihre Krankenkasse ein
  4. Klicken Sie auf Speichern

Dieses Formular bescheinigt die Anwendung der schweizerischen Rechtsvorschriften bei Entsendungen bis zu 24 Monaten und bei gleichzeitigen Tätigkeiten in mehreren Staaten. Es dient als Nachweis gegenüber den Sozialversicherungsträgern der anderen beteiligten Staaten.

Klicken Sie auf Profil > Profileinstellungen > Abrechnungsstellvertreter (im Menü links im Abschnitt "Einstellungen für Abrechnungen").

Hinweis:

Stellvertreter werden für Abrechnungen und Anträge gemeinsam genutzt. Indem Sie einem Stellvertreter Berechtigungen zuweisen, weisen Sie auch Berechtigungen für Abrechnungen und Anträge zu.

So fügen Sie einen Stellvertreter hinzu:

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Suchfeld wird angezeigt.
  2. Geben Sie mindestens die drei ersten Buchstaben der Suchkriterien ein (Mitarbeitername, E-Mail-Adresse etc.).
  3. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter, sobald er angezeigt wird.
  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen für Stellvertreter aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Stellvertretung für die Genehmigung von Anträgen und Abrechnungen wird in SAP hinterlegt und ist am darauffolgenden Tag in SAP Concur aktiv.

  1. Klicken Sie auf Profil > Profileinstellungen > Bearbeiter/Koordinatoren (im Menü links im Abschnitt "Reiseeinstellungen").
  2. Klicken Sie auf Einen Bearbeiter hinzufügen, um nach dem Nachnamen Ihres Bearbeiters zu suchen. Verwenden Sie folgendes Format: Nachname,Vorname (ohne Leerzeichen)
  3. Wählen Sie aus den Suchergebnissen den gewünschten Bearbeiter aus.
  4. Wählen Sie "Ist mein Hauptreisebearbeiter*" aus
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Um die PSI Kreditkarte (Corporate Card) zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie dazu zu Profileinstellungen - Persönliche Angaben
  • Im Abschnitt Kreditkarten erfassen Sie die PSI Kreditkarte